WorkSmart: come mantenere la concentrazione in smartworking?

La rubrica WorkSmart è curata Filippo Giustini, Consulente Branding & Strategist, fondatore di Marketing Toys e Federica Bonadie, Brand Ambassador di WomenX Impact e Contributor di Marketing Toys.

Niente pendolarismo.

Nessun dress code.

Lavorare da casa sta diventando una consuetudine per molti lavoratori, sia dipendenti che non. Ma se per alcuni lavorare da casa è un sogno, per altri è uno stress aggiuntivo a cui dover far fronte. Queste distrazioni sono facili da ignorare in ufficio, ma a casa può essere difficile tracciare un confine tra tempo personale e professionale.

Ecco alcuni consigli su come rimanere focalizzati sugli obiettivi prefissati:

1. Stabilisci l’orario di lavoro

Pensa a quando stai lavorando a un progetto e ricevi una chiamata da un amico. Sai che devi finire il tuo lavoro, ma ti senti scortese a non rispondere quando tecnicamente potresti. Oppure a quando stai pianificando la tua lista di cose da fare quotidiana, ma devi anche decidere che priorità dare ai tuoi impegni personali. Prendersi del tempo per mettere qualche carico di bucato nella lavatrice a mezzogiorno può sembrare veloce finché non ti ritrovi a svolgere compiti fino a tarda notte. Alla fine non è mai del tutto chiaro quando sei davvero “acceso” o “spento”.

Chi lavora da casa da tempo è ormai un professionista nella gestione del tempo e ha già sperimentato “il buono, il brutto e il cattivo”. In questo periodo di pandemia i più concentrati ed efficienti stabiliscono dei limiti per se stessi in modo da poter effettivamente svolgere il proprio lavoro:

• Può sembrare sciocco, ma se vuoi avere una giornata di lavoro concentrata, fai finta di non lavorare da casa.
• Imposta “l’orario d’ufficio” per lavorare da casa (dalle 9 alle 18 quasi tutti i giorni feriali) per chiarire cosa è o non è accettabile fare durante quel periodo.
• Le faccende domestiche, le commissioni e il tempo da trascorrere con gli amici devono diventare tutte attività da svolgere prima o dopo il lavoro.
• Rispondere ad una chiamata occasionale di un amico durante la pausa pranzo o svolgere un compito urgente come una riparazione d’emergenza di un’auto possono essere delle eccezioni.
• Pianifica il carico di lavoro distribuendolo durante il giorno o la settimana per non sentirti sopraffatto.
• Le pause sono importanti per aumentare la produttività. Se non ti concedi il tempo di riposare e di recuperare durante il giorno, potresti esaurirti nel pomeriggio.
• Assicurati di fare una pausa pranzo completa e cerca di star lontano dal computer anche durante questo periodo per mantenere alta la motivazione e aumentare la produttività.

2. Organizza con successo la tua giornata

Se si fissano obiettivi chiari per il giorno successivo, è più probabile che si rimanga concentrati e si raggiungano le scadenze stabilite. Come?

• Utilizza un elenco o una lista su carta o un’applicazione come Trello per creare le principali attività da svolgere e spuntarle man mano che vengono completate durante la giornata.
• Se lavori da casa solo un giorno alla settimana o occasionalmente, rendilo un giorno senza riunioni. Se non puoi evitarle del tutto, riserva almeno mezza giornata a un lavoro mirato. Scegli un orario che funziona meglio per te, in base agli incontri richiesti e ai tuoi livelli di energia.
• Definisci uno o due elementi chiave che vuoi realizzare durante un  lasso di tempo predefinito: questi potrebbero essere compiti che richiedono un’ora o più di attenzione ininterrotta o potrebbero essere elementi che richiedono semplicemente un pensiero più creativo e strategico di quello che potresti essere in grado di ottenere nell’ambiente d’ufficio.
• È anche utile stabilire uno o più momenti della giornata in cui controllare la posta e starne lontani per il resto del giorno.
• Avvisa i colleghi delle volte in cui sarai disconnesso, così non saranno sorpresi da un ritardo nella risposta.
• Trova il modo di ricompensarti alla fine di ogni compito o giornata. Questa piccola spinta può darti ciò di cui hai bisogno per passare al lavoro successivo e mantenere alta la tua motivazione.

 3. Stabilisci dei limiti con gli altri

Per mantenere la concentrazione, sii chiaro con le persone che potrebbero vedere i tuoi giorni di lavoro a casa semplicemente come momenti in cui sei a casa e spiega loro che questi giorni in cui lavori da remoto non sono opportunità per attività extra-lavorative.

• Quando stabilisci degli orari e li rispetti (fermandoti davvero alle 17), le persone capiscono i tuoi limiti invece di presumere che tu sia disponibile.
• Scegli una stanza lontana da chiunque altro possa essere a casa, come uno studio o una camera da letto dove puoi chiudere la porta ed essere “isolato”.
• In situazioni in cui potresti ricevere delle visite inaspettate dovrai essere diplomatico. Se passa un vicino, sii disponibile a parlare per qualche minuto, proprio come faresti con un collega che in ufficio si ferma alla tua scrivania.
• Se hai bisogno di affrontare questioni non legate al lavoro durante il giorno, imposta le aspettative in base al tempo a tua disposizione. Ad esempio se la tua famiglia ti chiede di fare delle commissioni, stima cosa puoi fare durante l’ora di pranzo, quindi impegnati solo in quello.

Quando spieghi i tuoi limiti, non hai bisogno di farlo scusandoti. Esponili in modo chiaro e concreto, avendo lo stesso rispetto per il tuo orario lavorativo.

Man mano che comunichi e vivi in base a queste aspettative, le altre persone inizieranno a comprenderlo e ti ritroverai ad avere più tempo per ogni lavoro pianificato.

Federica Bonadie