In questo articolo powered by Google Cloud scopriamo la storia di Laura Mae Martin che ha guidato migliaia di dirigenti e dipendenti di Google e non solo sui principi della gestione del tempo, della gestione delle email e del benessere, con un focus sulla produttività personale.
Chi è Laura Mae Martin?
Laura Mae Martin ha iniziato il suo percorso in Google quasi 14 anni fa come account manager nell’organizzazione vendite. Poco dopo il suo ingresso, si è resa conto che il suo successo con i clienti era intrinsecamente legato alla sua capacità di gestire efficacemente il proprio tempo.
Laura ha infine lasciato le vendite e ha costruito il programma Productivity@Google. In qualità di Executive Productivity Advisor di Google, ha insegnato i suoi metodi per possedere e gestire il tempo al lavoro, a scuola e a casa a dipendenti di ogni livello — dai neoassunti agli executive globali. Ha anche formato dipendenti e leader di alcuni dei più grandi clienti globali di Google Workspace.
Cosa significa UpTime e perchè è fondamentale per la tua produttività:
Tutto ciò che Laura sa sulla produttività si può trovare nel suo libro: “Uptime: A Practical Guide to Personal Productivity and Wellbeing”. Nel libro, spiega che la produttività è:
1) definire chiaramente cosa si vuole fare,
2) riservare il (giusto) tempo e il luogo per farlo,
3) eseguire in modo ottimale in tempistiche designate.
Laura chiama questa pratica trovare il proprio “Uptime” — il punto in cui sei operativo, produttivo e fai qualunque cosa tu stia scegliendo di fare.
Ecco 7 consigli per trovare il tuo UpTime:
Che tu sia un dipendente, uno studente, un genitore, un dirigente o un imprenditore, ecco sette consigli tratti dal libro di Laura che ti aiuteranno a trovare il tuo Uptime.
- Impara a dire no e a stabilire confini
Esiste un delicato equilibrio tra proteggere il tuo tempo e mantenere relazioni con gli altri. Nel suo libro, Laura chiarisce che ogni “sì” significa dire “no” a qualcos’altro, che si tratti di tempo libero, di un hobby o di un altro impegno lavorativo. Laura raccomanda di adottare un approccio “lancia e itera”. Invece di considerare un “no” come una decisione permanente, pensalo come una scelta temporanea. Puoi sperimentare dicendo di no a un progetto o impegno per un periodo specifico, come una settimana o un mese. Questo ti permetterà di vedere l’impatto che il tempo ha sulla tua energia e sul tuo programma. Ad esempio, per un trimestre, puoi pianificare la riunione del tuo team ogni due settimane invece di settimanalmente, e vedere cosa comporta per la velocità decisionale e la connessione del tuo team.
Laura spiega anche che il modo migliore per dire di no — soprattutto a richieste in arrivo — è comunicare i tuoi confini in modo chiaro e da un punto di vista positivo. Ad esempio: “Faccio riunioni dal lunedì al giovedì” è un modo positivo di dire “Non faccio riunioni il venerdì.”
- Trova le tue Power Hours, poi proteggile
Le due o tre ore al giorno in cui ti senti più produttivo sono ciò che Laura chiama le tue “Power Hours”. Laura suggerisce di dedicare due settimane a scoprire le tue Power Hours. Tieni a portata di mano un blocco note e ogni volta che ti senti concentrato, annota gli orari e le condizioni intorno a te. Forse riesci a ottenere di più nel silenzio del mattino. O magari eccelli a mezzanotte con le cuffie. Una volta identificate le tue Power Hours, cerca di bloccare quegli orari sul tuo calendario per affrontare le priorità. Durante le tue Off-Peak Hours, quando ti senti meno produttivo, dedica tempo a riunioni, brainstorming, email, articoli e compiti di routine. - Dai priorità al tempo libero (è la chiave per l’Uptime)
Laura sostiene che scegliere intenzionalmente di rilassare il cervello e fare qualcosa di totalmente non legato al lavoro — un pisolino, portare a spasso il cane, pranzare senza tecnologia — sia produttivo. Nel suo libro, osserva che devi dare priorità al tempo libero per raggiungere l’Uptime. Spiega che quando chiede alle persone dove trovano le loro migliori idee, spesso menzionano di essere sotto la doccia, durante il tragitto o in cucina a preparare la cena — mai mentre sono seduti in riunioni consecutive o immersi in innumerevoli email. Laura suggerisce di strutturare piccoli momenti di tempo libero intenzionale nel tuo programma. Questo può essere uno o due giorni di vacanza periodici o una pausa di 20 minuti ogni giorno. Fare questo permetterà al tuo cervello di assorbire tutte le informazioni che raccogli. Laura raccomanda anche di aggiungere almeno un’ora di tempo silenzioso durante la tua giornata. E quell’ora non deve essere consecutiva; anche solo 15 minuti qua e là sono utili per sbloccare la creatività.
- Usa trucchi per battere la procrastinazione
Sconfiggere la procrastinazione può essere difficile, ma ci sono alcuni metodi che Laura offre per rimanere concentrati. Uno è agire come se fossi il tuo assistente. Quando rimandi un progetto, chiediti: “Se fossi l’assistente di qualcuno, e volessi che il mio capo completasse questo domani, cosa farei per spingerlo dolcemente e rendere più facile il compito?” Laura spiega che essere il tuo assistente ti aiuterà a creare circostanze che facilitano il completamento dei compiti. Supponi di voler preparare dei muffin al mattino. Se agisci come il tuo assistente e prepari il tuo capo (il tuo futuro io) per avere successo, puoi posizionare lo stampo per muffin e gli ingredienti sul piano di lavoro la sera prima. Allo stesso modo, una parte importante di agire come il tuo assistente significa anche pensare a tutte le cose che potrebbero distrarti durante un blocco di lavoro — prima di iniziare, assicurati di avere snack e acqua a portata di mano, chiudi e riduci le schede e vai in bagno. - Designa hotspot e not spots
Identificare i luoghi in cui è più probabile che tu svolga compiti aiuta a sviluppare routine e spazi per determinate attività. Che il tuo lavoro sia in un ufficio, a casa o in un modello ibrido, associare determinati luoghi a specifici compiti lavora per addestrare il cervello a entrare facilmente in attività. Se sei un lavoratore ibrido e ti concentri meglio a casa, utilizza i giorni a casa per dare priorità a grandi progetti che richiedono attenzione, e riserva compiti più leggeri o risposte rapide via email per il tuo prossimo giorno in ufficio — e viceversa.
È importante comprendere le associazioni che hai — e puoi creare — per specifiche aree. Gli “hot spots” sono luoghi che associ a compiti di lavoro specifici. Ad esempio, potresti avere una routine di risposta alle email dei clienti alla scrivania del tuo ufficio, o svolgi sempre le spese nella grande poltrona comoda del tuo soggiorno, oppure solo giovedì fai brainstorming per nuovi progetti nel caffè del quartiere. Laura crede anche che sia altrettanto importante identificare i tuoi “not spots”, luoghi designati in cui non lavori. Dovresti usare esclusivamente queste aree per attività non lavorative, e ciò aiuterà a preservare il tuo benessere emotivo e a incoraggiare il riposo necessario.
- Gestisci le tue email come se facessi il bucato
Gli studi mostrano che le persone al lavoro controllano le email circa undici volte all’ora. Laura raccomanda un processo in tre fasi per ripulire la tua casella di posta. Il primo passo è rimuovere ciò che non hai bisogno di vedere, come le newsletter o gli avvisi a cui ti sei iscritto per errore. Puoi farlo creando filtri o regole in Gmail per garantire che le email che non leggi non raggiungano nemmeno la tua casella di posta. Rendi questo compito meno noioso gamificandolo: imposta un timer per 30 minuti e vedi quante email inutili puoi eliminare in quel lasso di tempo.
D’altra parte, Laura suggerisce di far risaltare le email che hai bisogno di vedere. Puoi darti informazioni su cosa c’è dentro un’email prima di aprirla. In Gmail, questo significa aggiungere automaticamente un’etichetta alle email usando una regola di filtro. Ad esempio, se un’email proviene dal tuo manager, inviata direttamente a te, dai un’etichetta.
L’ultimo passo è ordinare le email come faresti con il tuo bucato. Laura spiega che creare tre “ceste” separate per le tue email — rispondere, leggere, rivedere — aiuta a svuotare il tuo asciugatrice (la tua casella di posta). Pianifica momenti designati per ordinare, leggere e rispondere alle email. E ricorda, queste sono attività distinte che non dovrebbero essere mescolate.
- Trasforma i tuoi strumenti in strumenti potenti
È facile dimenticare che le impostazioni sui prodotti tecnologici sono progettate per aiutarti a ottenere successo. Laura raccomanda di dedicare 20 minuti per vedere cosa possono fare i tuoi strumenti per te. Ad esempio, una volta attivati i collegamenti nelle impostazioni di Gmail, puoi risparmiare tempo ogni giorno premendo “r” sulla tastiera per rispondere a un’email.
Allo stesso modo, quando guardi a programmi che utilizzi più volte al giorno — come email o calendario — può essere utile aggiungere piccole cose che li rendano più visivamente accattivanti e coinvolgenti. Questo può essere semplice come aggiungere l’emoji dell’aereo accanto a tutti i voli elencati nel tuo calendario.
Laura raccomanda lo stesso approccio per esplorare come strumenti di intelligenza artificiale generativa come Gemini per Google Workspace possano aumentare la tua produttività. Dedica del tempo a provare diverse richieste per vedere quali risultati ottieni migliori e iterare da lì.
Google Cloud è sponsor del WomenX Impact Summit 2024 e ti aspetta il 21, 22 e 23 novembre a Milano per vivere insieme l’evento e connetterci al meglio!
