Dalla teoria alla pratica: il metodo POP per una pianificazione efficace

Benvenutə in “LeadHer”, rubrica curata da Serena Marmo

Professionista nel settore Tech & Digital e voce appassionata per l’empowerment femminile in ambito STEM. Questo spazio è dedicato a esplorare come valorizzare il talento e ispirare il cambiamento personale e professionale superando sfumature di genere, generazione o background

Una pianificazione efficace non è solo importante, è fondamentale per realizzare gli obiettivi definiti. È questione di chiarezza e direzione.

Se nel primo step di identificazione il focus è sulla definizione SMART degli obiettivi, lo step successivo di pianificazione è il momento in cui viene dettagliato il percorso specifico di avvicinamento della mèta, con una vista temporale progressiva di breve, medio e lungo periodo.

Pianificazione, programmazione e organizzazione: non sinonimi, ma fasi progressive

Partiamo da quella che potrebbe essere letta come una digressione, ma che invece ci consente di definire una chiave comune di significato: pianificare, programmare e organizzare non sono sinonimi. Ti propongo una piccola sfida: conosci o sapresti dedurre l’etimologia dei tre termini? Nella velocità del quotidiano, il linguaggio è uno strumento a cui spesso si presta poca attenzione, tanto che il vocabolario base comunemente utilizzato impiega l’1,5% dei vocaboli della lingua italiana. Eppure, tornare alla radice delle parole dà modo di comunicare con una maggiore chiarezza ed efficacia.

Tornando ai nostri 3 lemmi, il termine pianificare deriva dal latino planus, ossia piatto. L’azione di pianificare significa quindi mettere in piano, ridurre o eliminare gli sbalzi. Comporta, quindi, mettere in-piano una serie di azioni e decisioni eliminando l’eventualità di dover cambiare direzione durante il percorso e riducendo la possibilità di rischi ed errori che possano richiedere una modifica di rotta (gli sbalzi). Programmare deriva dall’etimo greco programma, composto da pro (prima) e gráphein (scrivere), significando letteralmente scrivere prima. Consiste nella definizione dettagliata delle attività da svolgere, con una sfumatura più operativa e concreta rispetto alla pianificazione, focalizzata sull’aspetto temporale e sulla sequenza. Infine, organizzare (dal latino organum, strumento/ attrezzo) significa mettere in ordine per uno scopo, un’azione mirata all’esecuzione concreta.

I 3 cerchi dell’approccio POP

Volendo dare una rappresentazione visiva, possiamo immaginarli come 3 cerchi concentrici, in cui:

• la figura più esterna che racchiude le altre corrisponde alla visione strategica generale della pianificazione, in cui – sulla base della prima fase di definizione degli obiettivi (cosa fare?) – stabilisce la modalità con cui intendiamo raggiungere quanto prefissato (come fare?) e ha un arco temporale di lungo termine
• il cerchio intermedio rappresenta lo step di programmazione (quando farlo? Con quale priorità?) e consiste nella definizione di dettaglio della sequenza temporale di azioni. In questo caso, ha un’estensione di medio termine
• il cerchio più interno indica invece lo step di organizzazione (chi fa cosa? Con quali strumenti?) per il coordinamento pratico delle attività di breve termine, propedeutiche alla realizzazione dell’obiettivo finale

Pianificazione, programmazione e organizzazione sono attività che possono essere applicate tanto alla sfera professionale, quanto a quella privata. In entrambi i contesti, arrivare a incorporarli in modo fluido all’interno della propria routine genera importanti benefici in termini di efficacia delle attività, ottimizzazione dei tempi di esecuzione e realizzazione degli obiettivi. Questo perché la risultante della loro applicazione è un percorso chiaro verso una mèta ben definita, di cui in quanto fautori siamo pienamente consapevoli e responsabili.

“Noi siamo quello che facciamo ripetutamente. Perciò l’eccellenza non è un’azione, ma un’abitudine” – Aristotele

5 step per costruire un action plan efficace

L’action plan che ti presentiamo è uno strumento estremamente utile per pianificare, programmare e organizzare l’insieme delle attività necessarie a raggiungere il tuo obiettivo finale. Esistono numerosi template e tools alternativi, con un livello di dettaglio e complessità variabile in base alla finalità e al livello di esperienza dell’utente. In questo momento ci focalizziamo su uno strumento funzionale e di immediato utilizzo, che possa essere adottato in modo semplice per qualsiasi tipo di necessità e richieda un lavoro di preparazione abbastanza limitato.

• Step 1 – Definire obiettivi SMART

Questa è naturalmente la fase preliminare che, come abbiamo visto, consente di individuare obiettivi chiari e ben definiti.

• Step 2 – Creare una lista di azioni (programmare)

Tenendo a mente l’obiettivo finale, creare una lista di sotto-obiettivi la cui realizzazione consente di arrivare alla mèta. Questa attività permette di derivare delle sotto unità più semplici, il cui insieme corrisponde all’intero. Ricordi quando alle elementari si usavano i regoli, quei cubi o parallelepipedi colorati che in base alla lunghezza corrispondevano a uno specifico numero? Dieci cubetti bianchi allineati avevano l’esatta lunghezza di un’unica barra di dieci centimetri. Il concetto è lo stesso: scomporre il macro-obiettivo finale in tanti sotto-obiettivi intermedi permette di immaginarlo in una forma meno complessa e più azionabile. Successivamente, per ogni sotto-obiettivo si elencano le attività necessarie per la sua realizzazione.

Tanto per i sotto-obiettivi, quanto per le attività elencate si definiscono la priorità, così da poterli creare un ordine da cui derivare il focus operativo.

• Step 3 – Definire un piano (pianificare)

Una delle caratteristiche degli obiettivi SMART è la temporizzazione (time-based), per cui è fondamentale definire a monte l’orizzonte temporale entro cui si intende realizzare ciascun sotto-obiettivo e – di conseguenza – le tempistiche entro cui si presuppone di arrivare all’obiettivo finale. Riprendendo il template che stiamo costruendo, per ciascuna delle attività individuate allo step 2, inseriamo una data termine entro cui ne ipotizziamo realisticamente il completamento. Entra in gioco a questo punto una seconda caratteristica SMART, ossia la ragionevolezza della pianificazione (attainable).

• Step 4 – Definire le risorse (organizzare)

Nel caso in cui siano coinvolte più persone (per esempio, un gruppo di lavoro nel caso di un obiettivo professionale o un famigliare nel caso di un obiettivo personale), è ora il momento di definire la responsabilità dei singoli task. Proseguendo nella compilazione del template, inseriamo per ogni attività una o più persone che ne hanno in carico la realizzazione. Nel caso in cui l’assegnazione sia multipla, il consiglio è inserire un ulteriore informazione che permetta di chiarire fin dall’inizio qual è il tipo di ruolo di ciascuno, così da evitare sovrapposizioni o vuoti nell’esecuzione. Un approccio semplice ed efficace consiste nell’applicare la matrice RACI, che consiste nel definire se la persona indicata è responsabile dell’attività (responsible), approvatore del risultato (accountable), a supporto in qualità di consulente (consulted) oppure da mantenere informata sull’avanzamento e il completamento (informed).

Un secondo elemento da integrare riguarda le risorse necessarie, ossia gli eventuali prerequisiti da soddisfare, propedeutici all’esecuzione dell’attività. Questi possono essere esterni e riguardare, per esempio, la necessità di acquisire una specifica competenza oppure provvedere all’acquisto di una fornitura di materiale. Al contempo, è importante considerare le possibili dipendenze tra task diversi, per cui la realizzazione o quanto meno l’avvio di un’attività dipende dalla rispettiva realizzazione o avvio di un’altra attività che risulta collegata.

•  Step 5 – Monitorare l’avanzamento e validare i risultati

Infine, definiamo le modalità con cui riteniamo più efficace supervisionare l’avanzamento del piano che è stato definito. Possono essere meeting periodici di allineamento con il team di lavoro, riunioni di aggiornamento che corrispondono a milestones chiave o piuttosto report che tracciano lo status attuale rispetto al piano complessivo. Nel caso di un obiettivo personale, possiamo decidere già da questa fase di dedicare uno slot in determinate giornate, o con una specifica ricorrenza, per fare il punto di quanto realizzato, definire come superare eventuali ostacoli che si dovessero presentare e indirizzare i prossimi passi.

Un ultimo consiglio riguarda l’oggettivazione del raggiungimento di un risultato: perché un risultato si possa effettivamente considerare raggiunto, deve rispondere a un’aspettativa predefinita. Fissare uno o più KPI per ogni sotto-obiettivo è un metodo efficace per validare univocamente la sua realizzazione.

Come spunto pratico, condivido QUI un modello molto semplice di action plan da cui partire per prendere confidenza con la metodologia e fare propri i passaggi che abbiamo visto. Con la pratica, sarà sicuramente naturale personalizzarlo in base a quelle che sono le esigenze specifiche per creare un template su misura!

Attenzione alle trappole!

 Con l’esperienza, diventano evidenti alcune “trappole” ricorrenti che possono farci perdere tempo e motivazione, con il rischio di abbandonare un metodo che invece – se introdotto nella routine – ci rende più efficienti e focalizzati sull’obiettivo. Eccone un paio:

• La trappola delle liste infinite: se cadiamo nella tentazione del micro-management rischiamo di creare un action plan che invece di motivarci, genera ansia e senso di smarrimento. Le azioni chiave restano focalizzare l’obiettivo e prioritizzare le attività
• La trappola del “Sì a ogni costo” che porta tendenzialmente a un sovraccarico, in cui spesso le nostre necessità sono messe in secondo piano rispetto a quelle degli altri. Per raggiungere un obiettivo è importante proteggere il nostro benessere mentale e fisico definendo alcuni confini personali rispetto alle nostre priorità professionali e personali

Ricorda la regola 21/90: servono 21 giorni per creare un’abitudine,

90 giorni per renderla parte del tuo stile di vita

Pubblicato da Serena Marmo